This content has been archived. It may no longer be relevant
Je hebt heel veel taken binnen Stichting Medemblik Sport (Organisator van de Locals Stoomtramloop en Enza Zaden Vooroeverloop). Éen van die taken is dat je verantwoordelijk voor de routes van de verschillende afstanden.
Maar hoe pak je dat nou aan? Wanneer begin je?
Mijn team is verantwoordelijk voor de logistiek. Eén van de eerste acties is het bepalen van de route.
Bij het bepalen van de route spelen heel veel factoren. Je wilt het uiteraard leuk maken voor de deelnemers, maar het moet vooral ook veilig zijn en zo min mogelijk overlast opleveren voor de omgeving. Bij de Locals Stoomtramloop, die we dit jaar voor het eerst organiseerden, hebben we de finish bijvoorbeeld op het voetpad gemaakt, zodat we de weg ter plaatse niet af hoefden te sluiten. Zelfs het aangrenzende parkeerterrein kon gewoon gebruikt worden en dat is voor aanwonenden wel heel plezierig.
Het parcours van de Enza Zaden Vooroeverloop wordt dit jaar een klein beetje aangepast, omdat de estafette is komen te vervallen en de 5 km is toegevoegd. We hebben de lus voor de finish er uit kunnen halen, want als lopers de finish zien, dan willen ze het liefst daar zo snel mogelijk, zonder omwegen naar toe.
De route moet bepaald zijn voordat we de vergunning aanvragen en dat is zo’n 6 tot 9 maanden van te voren.
Doe je dat in je eentje?
Na het sparren over de uitgangspunten ben ik doorgaans wel degene die het uitwerkt. Ik teken de routes en alternatieven op afstandmeten.nl en mail dit rond aan degenen die mee beslissen over de route. Vervolgens gaan we met een klein comité de route fietsen en bekijken we de knelpunten. Bij een nieuw parcours of bij belangrijke wijzigingen presenteren we het vervolgens aan het hele organisatie team zodat iedereen op de hoogte is.
Waar beginnen jullie mee?
Bij de Enza Zaden Vooroeverloop, die we dit jaar al voor de 7e keer organiseren, is het relatief makkelijk. We pakken het draaiboek van het voorgaande jaar en passen dit aan met de wijzigingen. De eerste acties zijn het aanvragen van de vergunningen, vastleggen van de afspraken met het Nederlands Stoommachine Museum (Vooroeverloop), de Museumstoomtram Hoorn-Medemblik (Stoomtramloop) de muziek en de verkeersregelaars, zodat we zeker weten dat de loop op de voorgenomen datum kan plaatsvinden.
Ik kan me voorstellen dat jullie ook te maken hebben met externe partijen, bijvoorbeeld de Gemeente. Maar hoe verloopt dat dan?
We hebben met allerlei partijen te maken, zoals de Gemeente Medemblik, het Recreatieschap West-Friesland, het Hoogheemraadschap, de Veiligheidsregio etc. Het begint met de vergunning aanvraag bij de gemeente. De contacten hierover verlopen altijd heel plezierig. Het begint met een aanvraag via de site van de gemeente. De aanvraag bestaat uit tekeningen van het parcours, een omschrijving van het evenement met een schatting van het aantal deelnemers en bezoekers en een veiligheidsplan. Er is mondeling overleg over de te nemen verkeersmaatregelen en eventuele bijzonderheden, zoals andere evenementen die op de betreffende dag in of om Medemblik georganiseerd worden. Kort van te voren moeten we bij de gemeente een lijst aanleveren met de in te zetten verkeersregelaars en hun registratiecode. Verkeersregelaars moeten namelijk allemaal gecertificeerd zijn.
Jullie hebben 3 verschillende afstanden. Hoe zorg je er nou voor dat die alle 3 precies goed uitkomen?
Leuke vraag! Dat is natuurlijk wel een puzzeltje. Mijn streven is, om de parcours zoveel mogelijk samen te laten lopen zonder extra lusjes. Ik begin met de korste afstand (5 km) en zoek vervolgens naar een manier om deze afstand met 5 km te verlengen voor de 10 km. Vervolgens breid ik de afstand van 10 km uit met een route van 11,1 km om op de halve marathon uit te komen. Je komt natuurlijk nooit in 1x helemaal uit, dus ben je een groot aantal keren aan het schuiven, voordat het helemaal naar wens is.